Grundlegendes

Diese Datenschutzerklärung soll die Nutzer dieser Website über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch uns, den

Philologenverband Rheinland-Pfalz e.V.

Vorsitzende: Cornelia Schwartz

Fritz-Kohl-Straße 13

55122 Mainz

Telefon: +49 (0) 6131 384310

Telefax: +49 (0) 6131 371107

E-Mail: info(at)philologenverband(dot)de,

informieren.

Datenschutz und Datensicherheit haben für uns hohe Priorität. Als verantwortliche Stelle haben wir die technisch und organisatorisch erforderlichen Maßnahmen umgesetzt, um gesetzeskonform mit Ihren Daten umzugehen. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und halten uns an die gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Regelungen zugunsten des Datenschutzes. Personenbezogene Daten werden von uns nur dann erhoben, verarbeitet und gespeichert, wenn dies gesetzlich erlaubt, für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, wir ein berechtigtes Interesse daran haben oder wenn Sie in die Datenerhebung einwilligen. Der folgende Text erklärt Ihnen Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten als Nutzer der Website. Wir geben Ihnen damit die Gelegenheit, selbst über Ihre Daten zu bestimmen.

Der Zweck der Verarbeitung von Daten ist für uns das Betreiben einer Website mit Informationen über unsere Tätigkeiten. Der Philologenverband arbeitet an der Entwicklung des gymnasialen Schulwesens mit und vertritt die Belange seiner Mitglieder gegenüber Behörden und der Öffentlichkeit. Wir möchten Ihnen eine ungehinderte und bequeme Nutzung unserer Seiten ermöglichen. Die Rechtsgrundlage für unsere Datenverarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO. Das heißt, wir haben ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe der Daten und es bestehen keine Anhaltspunkte, dass Sie ein entgegenstehendes schutzwürdiges Interesse daran haben. Das berechtigte Interesse folgt aus den hier genannten Zwecken. Soweit es sich um besondere personenbezogene Daten handelt, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 d) DsGVO.

Sollten wir Daten auf andere Weise als oben beschrieben verarbeiten, so geschieht dies nur wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Ihre Einwilligung dazu erteilt haben

oder

• wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Daten für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die aufgrund Ihrer Anfrage erfolgen, verarbeiten.

§ 1 Allgemeines

Die datenverarbeitende Stelle dieses Onlineauftritts ist der Philologenverband Rheinland Pfalz. Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf unser Angebot und bei jedem Abruf einer Datei speichert unser IT Dienstleister Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6 32339 Espelkamp, die erforderlichen Daten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei und hält sie bis zur Löschung vor. Zu diesen Daten hat ebenfalls der IT Dienstleister Zugang zum Zwecke Auftragsverarbeitung.

Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert:

• anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• Browsertyp nebst Version
• das Betriebssystem des Nutzers
• Referrer URL
• aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war

Diese Daten werden lediglich für statistische Zwecke und zur Verbesserung des Angebots ausgewertet. Sie werden gelöscht, sofern sie nicht mehr erforderlich sind oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten von uns gespeichert werden müssen. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können. Wir können diese Daten bestimmten Personen nicht zuordnen. Weitere Informationen zu unserem IT-Dienstleister entnehmen Sie bitte folgendem Link:

www.mittwald.de/faq/frage/datenschutz-alles-wichtige-zur-dsgvo

Abgesehen von unserem Mitgliederbereich - welchen Sie nur unter Offenlegung Ihrer Identität nutzen können (siehe hierzu unter § 3) - lässt sich unser Angebot  auch ohne Offenlegung Ihrer Identität oder mit einem Pseudonym nutzen. Wenn Sie beispielsweise zum Informationsaustausch in dem Kontaktformular Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen geschieht dies freiwillig. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten eingeben.

Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dienst vereinbarungsgemäß erhoben und verarbeitet. Als personenbezogene Daten gelten sämtliche Informationen, welche dazu dienen, Ihre Person zu bestimmen und welche zu Ihnen zurückverfolgt werden können – also beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Wir wollen gewährleisten, dass die Regelungen des Datenschutzes nach dem derzeitigen Stand der Technik und der Rechtslage eingehalten werden, um hiermit die Daten vor Missbrauch zu schützen. Wir setzen die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen um, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung gemäß den Datenschutzgesetzen erfolgt und ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau erreicht wird.

§ 2 Datenübertragung im Internet

Unsere Daten werden verschlüsselt zwischen Ihrem Browser und dem Server übertragen.

§ 3 Mitgliederbereich

Entscheiden Sie sich, Mitglied in unserem Verband zu werden, und möchten Sie Informationen online erhalten, ist hierfür eine Anmeldung nötig. Um Ihnen den Zugang zu unserem Mitgliederbereich zu ermöglichen werden wir Ihre personenbezogenen Daten erheben. Folgende Daten werden unter Umstände erhoben:

-Kontaktdaten wie z.B. E-Mailadresse und Telefonnummer

- Bestands- und Stammdaten der Mitglieder wie z.B. Name und Adresse

- die Vertragsdaten und

sofern zahlungspflichtige Leistungen angeboten werden

- Bankverbindung

Diese Datenverarbeitung ergeht aufgrund Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (vertragliche Verpflichtung) zur Erbringung unserer satzungs- und geschäftsgemäßen Leistungen. Die Daten werden ausschließlich erhoben und gespeichert, damit Sie den Mitgliederbereich uneingeschränkt nutzen können. Sie werden gelöscht, sobald sie zur Erfüllung unserer satzungs- und geschäftsmäßigen Leistungen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

§ 4 Kontaktformular

Wenn Sie Fragen an uns haben oder eine Auskunft haben möchten, können Sie hierfür das Kontaktformular ausfüllen. Wenn Sie es ausfüllen, erheben wir für diesen Zweck Ihre personenbezogenen Daten wie Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen antworten zu können. Diese Daten werden ausschließlich für das Kontaktformular und unsere Antwort verwendet.

§ 5 Verwendung von Cookies / Reichenweitenanalyse und Tracking

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Computer abgelegt werden und die Speicherung individueller, auf das Gerät bezogener Informationen gestatten. Dadurch sollen die Webseiten für den Verwender nutzerfreundlicher werden. Außerdem können statistische Daten über die Nutzung der Website erfasst werden.

In unserem Mitgliederbereich werden so genannte Cookies verwendet, um die Navigation zu erleichtern. Sie beinhalten keine personenbezogenen Daten.

Wir verwenden keine Cookies, anhand derer wir Sie über andere Geräte oder Webseiten wiedererkennen können.

Sie können in Ihrem Browser individuell bestimmen, ob Cookies zugelassen werden oder Sie der Verwendung von Cookies grundsätzlich widersprechen. Allerdings können sich dadurch die Darstellung und einige Funktionen unseres Internetauftrittes ändern. Sie können unter folgenden Links die Verwendung von Cookies verwalten:

• www.youronlinechoices.com/de/praferenzmanagement/
• Cookie-Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative: http://optout.networkadvertising.org/?c=1#!/
• Cookie-Deaktivierungsseite der US-amerikanischen Website: http://optout.aboutads.info/?c=2#!/
• Cookie-Deaktivierungsseite der europäischen Website: http://optout.networkadvertising.org/?c=1#!/

§ 6 Weitergabe der Daten an Dritte

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten nur wie in der hier beschriebenen Erklärung.

Sind wir jedoch zur Weitergabe an Dritte gesetzlich verpflichtet, z. B. nach Aufforderung durch Strafverfolgungsbehörden, werden wir die Daten im Rahmen der Gesetzmäßigkeiten weitergeben. Wenn eine Weitergabe erforderlich ist, um unsere eigenen Rechte oder die Rechte Dritter zu schützen, werden wir die Daten ebenfalls weitergeben.

§ 7 Links zu anderen Webseiten

Dieser Internetauftritt enthält unter Umständen Links zu anderen Seiten. Bevor wir diese Links setzen, überprüfen wir den Inhalt der verlinkten Seite. Allerdings haben wir keinen Einfluss auf die Datenschutzbestimmungen der verlinkten Website. Bitte beachten Sie, dass wir für den Datenschutz anderer Seiten keine Verantwortung übernehmen.

§ 8 Auskunftsrecht nach der DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht unter den unten aufgeführten Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten, Informationen zu erhalten über:

1. die personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind
2. die verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
3. den Zweck der Verarbeitung und deren Rechtsgrundlage
4. die Empfänger, gegenüber denen die Daten offen gelegt worden sind, insbesondere bei Empfängern in Drittstaaten oder bei internationalen Organisationen
5. die für die Daten geltende Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
6. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der Daten durch den Verantwortlichen.

Unsere Datenschutzbeauftragte ist die

Kanzlei Dufeu

An der Plantage 22

55120 Mainz

Dufeu@kanzlei-dufeu.de

Bitte wenden Sie sich bei Interesse an info(at)philologenverband.de. Bitte wenden Sie sich an dieselbe Adresse, soweit Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen.

Bei Beschwerden können Sie jederzeit die Landesbeauftragten für Datenschutz anrufen. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

§ 9 Soziale Medien

Zweckerklärung

Als Philologenverband RLP möchten wir Auftritte in den sozialen Medien etablieren, um unsere Mitglieder sowie die breite Öffentlichkeit über aktuelle Entwicklungen, Veranstaltungen und relevante Themen im Bereich der gymnasialen Bildung zu informieren. Unsere Öffentlichkeitsarbeit soll über die Webseite-Veröffentlichungen und die lokale Presse hinaus erweitert werden.

Der Hauptzweck besteht darin, die Vernetzung unter Lehrkräften zu fördern, die Sichtbarkeit und Attraktivität des Lehrerberufs zu steigern, über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und innovative pädagogische Ansätze zu präsentieren.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer social media Auftritte erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser Interesse besteht darin, die Kommunikation des Verbands nach außen zu verbessern, Bildungsinhalte zu verbreiten und die schulischen Interessen effektiv zu vertreten. Bei der Interessenabwägung haben wir darauf geachtet, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewahrt bleiben. Die Nutzung aller Accounts ist freiwillig, so dass davon ausgegangen werden kann, dass keine entgegenstehenden Interessen bestehen.

Bei unseren Veröffentlichungen werden wir die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) einhalten, und die Privatsphäre unserer Mitglieder, der Besucher des Accounts und der abgebildeten Personen zu schützen.

Datenschutzkonzept vom Philologenverband für den Auftritt in sozialen Medien

Die aktive Teilnahme an sozialen Netzwerken ist für Philologenverband von zentraler Bedeutung, um in der heutigen digitalen und vernetzten Welt präsent zu bleiben. Soziale Medien bieten eine effektive Plattform, um mit Mitgliedern, Interessenten und der Öffentlichkeit zu kommunizieren, aktuelle Informationen schnell zu verbreiten und die Sichtbarkeit unserer Anliegen zu erhöhen. Durch eine Präsenz in sozialen Medien können wir den Austausch unter Mitgliedern und Interessenten fördern, innovative bildungspolitische Ansätze teilen und die Expertise von Philologenverband stärken. Dies trägt wesentlich zur Zukunftsfähigkeit und Weiterentwicklung des Verbandes bei, indem wir uns den vorherrschenden Kommunikationswegen anpassen und unsere Reichweite sowie Sichtbarkeit erweitern.

Damit einher geht jedoch eine nicht unerhebliche Datenerhebung durch die sozialen Netzwerke. Um hier entgegenzuwirken haben wir dieses Datenschutzkonzept entworfen.

1. Datensparsame Profileinstellungen

• Alle Profile von Philologenverband werden so konfiguriert, dass nur die notwendigen personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden. Einstellungen wie „private Profile“ werden vermieden, um eine breite Öffentlichkeitsarbeit zu gewährleisten.
• Es werden nur die unbedingt erforderlichen Informationen im Profil bereitgestellt. Sensible Daten werden niemals veröffentlicht.

2. Verlinkung auf die Datenschutzerklärung (DSE)

• In den vorgesehenen Bereichen der sozialen Plattformen wird ein deutlich sichtbarer Link zur Datenschutzerklärung unserer Webseite eingefügt, der umfassend über die Datenverarbeitungspraktiken von Philologenverband sowohl auf der Webseite als auch auf den sozialen Netzwerken informiert.

3. Datenschutzerklärung der Webseite

• Die bestehende Datenschutzerklärung der Webseite enthält einen Abschnitt zur Nutzung von sozialen Medien.
• Es wird explizit auf die Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO hingewiesen, die die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen rechtfertigt.

4. Interessen vom Philologenverband im Fokus

• Die auf sozialen Medien veröffentlichten Inhalte sind klar an den Interessen und Zielen unserer Mitglieder und Interessenten aus dem Gesundheitssektor ausgerichtet. #Bildungspolitische Themen stehen im Vordergrund.

5. Veröffentlichung wichtiger Inhalte auf der Webseite

• Alle wesentlichen Informationen, die in den sozialen Medien geteilt werden, sind gleichzeitig auf unserer Webseite verfügbar.
• Dadurch wird gewährleistet, dass niemand verpflichtet ist, soziale Medien zu nutzen, um an wichtige Informationen über den Verband zu gelangen.

6. Einverständniserklärungen für Bilder und Werke

• Vor der Veröffentlichung der Bildern von Personen oder fremden Werken wird eine informierte Einverständniserklärung eingeholt, die die Nutzung der jeweiligen Inhalte in sozialen Medien erlaubt.
• Der Philologenverband übernimmt die rechtliche Verantwortung für alle veröffentlichten Inhalte und stellt sicher, dass keine urheberrechtlich geschützten Materialien ohne Genehmigung verwendet werden.

Erklärung über die gemeinsame Verantwortlichkeit

Als Betreiber eines Accounts in sozialen Medien ist der Philologenverband unter Umständen gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO

Besucht ein Nutzer unsere Accounts werden seine personenbezogenen Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Daher werden wir mit den Betreibern der Plattformen eine Vereinbarung treffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Seiten regeln

Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen der verschiedenen Plattformen und Dienste sowie die dort ggf. aufgeführten sonstigen Bedingungen und Richtlinien. Der Philologenverband hat keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch die sozialen Medien verarbeiteten Daten. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass alle wichtigen Informationen auch auf der Webseite veröffentlicht werden, so dass die Nutzung unserer Accounts in eigener Verantwortung des Besuchers geschieht.

Wir werden die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten und sicherstellen, dass alle Prozesse und Maßnahmen im Datenschutzkonzept umgesetzt werden. Jeder Beitragende ist angehalten, sich regelmäßig über die Datenschutzrichtlinien zu informieren und diese einzuhalten, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Momentan ist Philologenverband in folgenden sozialen Medien aktiv:

Instagram: Als Betreiber eines Accounts auf Instagram ist der Philologenverband RLP gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes Instagram, der Firma Meta Platforms Ireland Ltd. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Besucht ein Nutzer unseren Instagram-Accounts werden seine personenbezogenen Daten durch beide Verantwortlichen verarbeitet. Daher haben wir mit der Meta Platforms Ireland Ltd. (ehemals Facebook) als Betreiber von Instagram eine Vereinbarung getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Seiten regeln. Diese Vereinbarung können Sie hier aufrufen: www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Informationen von Facebook zu Seiten-Insights-Daten finden Sie hier: www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen von Meta Platform bzgl. des Instagram-Dienstes sowie die dort ggf. aufgeführten sonstigen Bedingungen und Richtlinien. Der Verband hat keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch Instagram verarbeiteten Daten. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass alle wichtigen, den Verband angehenden, Informationen auch auf der Webseite veröffentlicht werden, so dass die Nutzung unseres Instagram Accounts in eigener Verantwortung des Besuchers geschieht. Informationen über die Datenerhebung von Instagram erhalten Sie hier: privacycenter.instagram.com/policy/

Youtube: Als Betreiber eines Kanals auf Youtube ist der Philologenverband RLP gemeinsam der Firma Google Ireland Limited Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Besucht ein Nutzer unseren Kanal werden seine personenbezogenen Daten durch beide Verantwortlichen verarbeitet. Daher haben wir mit der Google Ireland Limited als Betreiber von Youtube eine Vereinbarung getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Seiten regeln. Diese Vereinbarung können Sie hier aufrufen: business.safety.google/controllerterms/

§ 10 Änderung der Erklärung

Unsere Datenschutzerklärung soll stets den technischen und rechtlichen Erfordernissen entsprechen. Daher behalten wir uns vor, sie jederzeit anzupassen. Um Änderungen zu erfahren, bitten wir Sie daher, diese Erklärung regelmäßig zu lesen. Durch die Nutzung unserer Seiten und Dienste erklären Sie sich mit unserer Datenschutzerklärung und ihrer Aktualisierung einverstanden.

(Stand Mai 2025 – Änderungen vorbehalten)

Datenschutzinformation (I.) und Nutzungsbedingungen (II.) für das Webportal des Philologenverbandes Rheinland-Pfalz

I. Datenschutzinformation

1. Name und Kontakt des Verantwortlichen gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO

Philologenverband Rheinland-Pfalz

Fritz-Kohl-Straße 13

55122 Mainz

Telefon: 06131 / 38 43 10

E-Mail: info@philologenverband.de

Datenschutzkontakt: Dufeu@Kanzlei-Dufeu.de

2. Zweck des Mitgliederportals

Das Mitgliederportal dient der internen Organisation der Verbandsarbeit.

Über das Portal können Mitglieder ihre Daten verwalten, Informationen abrufen und mit zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern des Verbandes in Kontakt treten.

Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erhalten im Portal je nach Aufgabe und Zuständigkeit bestimmte Zugriffs- und Verwalterrechte. Diese ermöglichen ihnen, personenbezogene Daten von Mitgliedern einzusehen und zu verwalten, soweit dies für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben und die Verbandsarbeit erforderlich ist. Sie können dadurch bestimmte personenbezogene Daten der Mitglieder ihrer Schule einsehen, soweit dies für die Verbandsarbeit erforderlich ist.  

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Mitgliederportal können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse, Postanschrift und Telefonnummer,
• Mitgliedsdaten,
• Schule oder Zuordnungsbereich,
• Funktion im Verband,
• Zugangsdaten,
• Rollen- und Berechtigungsdaten,
• von Mitgliedern selbst freigegebene Daten,
• technische Protokolldaten, insbesondere Login-Daten, IP-Adresse, Zeitpunkte von Zugriffen und technische Fehlermeldungen.

4. Datenfreigabe durch Mitglieder

Mitglieder können im Portal selbst entscheiden, welche Daten für Funktionsträger sichtbar sind. Eine Einsichtnahme durch Schulvertreterinnen und Schulvertreter erfolgt nur im Rahmen der jeweiligen Rolle und nur für die Mitglieder der zugeordneten Gruppe oder Veranstaltung.

5.  Funktionsträgerinnen und Funktionsträger

Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erhalten eine Verwalterrolle im Portal und können auf die Daten der Mitglieder in ihrem Zuständigkeitsbereich zugreifen. Sie dürfen die dort sichtbaren personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke der Verbandsarbeit nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine private Nutzung, eine werbliche Nutzung oder eine sonstige zweckfremde Verwendung ist nicht zulässig.

Vor Nutzung der Verwalterrolle müssen Funktionsträgerinnen und Funktionsträger eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit akzeptieren. Darin werden sie insbesondere zur vertraulichen und zweckgebundenen Nutzung der Daten verpflichtet.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Daten erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Verwaltung der Mitgliedschaft und die Bereitstellung von Mitgliedsleistungen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur sicheren, geordneten und zweckmäßigen Organisation der Verbandsarbeit erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Mitglieder oder Schulvertreterinnen und Schulvertreter freiwillig in bestimmte Datenfreigaben oder Veröffentlichungen einwilligen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Empfänger und Dienstleister

Das Mitgliederportal wird durch den externen Dienstleister Laterne Informations-Technik, Bahnhofstraße 37 in 31655 Stadthagen gehostet, gewartet und administriert.

Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Verbandes. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Innerhalb des Verbandes erhalten nur die Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff für ihre Aufgaben benötigen.

8. Protokolldaten und Sicherheit

Zur Sicherheit und zur technischen Verwaltung des Portals werden Zugriffe und bestimmte Nutzerhandlungen protokolliert.

Dies betrifft insbesondere:

• Änderungen von Stammdaten,
• technische Fehlermeldungen,
• Buchungs- und Formulardaten

Die Protokolldaten dienen der Sicherheit des Portals, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen.

9. Cookies und technische Funktionen

Für den Betrieb des Portals wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie eingesetzt. Es ist insbesondere für Login, Sitzungsverwaltung und Sicherheit erforderlich.

Ohne dieses technische Cookie kann das Portal nicht ordnungsgemäß genutzt werden.

Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt, sofern dies nicht gesondert angegeben und, soweit erforderlich, ausdrücklich erlaubt wurde.

10. Auskunftsverfahren im Portal

Über das Portal kann ein Auskunftsverfahren angestoßen werden.

Mitglieder können dadurch eine Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Die Anfrage wird vom Verband geprüft und nach den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO beantwortet.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Mitgliedsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Daten, die für die Verwalterrolle von Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erforderlich sind, werden nur für die Dauer dieser Funktion verarbeitet.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehlerbehebung und Nachweiszwecke erforderlich ist.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

12. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen können gerichtet werden an:

info@philologenverband.de  und  Dufeu@Kanzlei-Dufeu.de

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich bei Fragen oder Beschwerden an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden

Stand: 21.08.2026, Version 1.0

II. Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen für das Mitgliederportal

1. Zweck des Mitgliederportals

Ich erhalte Zugang zum Mitgliederportal des Philologenverbandes.

Das Portal dient der Verwaltung der Mitgliedschaft, der Information der Mitglieder, der Kommunikation innerhalb des Verbandes und der Organisation der Verbandsarbeit.

Je nach Rolle kann der Zugriff unterschiedlich weit gehen. Mitglieder können insbesondere eigene Daten einsehen und verwalten sowie Informationen aus dem Verband abrufen. Mitglieder mit Sonderrechten können darüber hinaus bestimmte personenbezogene Daten anderer Mitglieder einsehen, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist.

2. Nutzergruppen und Rollen

Das Mitgliederportal kann von Mitgliedern und von erweiterten Mitgliedern mit Sonderrechten genutzt werden.

Mitglieder mit Sonderrechten sind insbesondere Personen, die für eine Schule, Gruppe, Veranstaltung, ein Gremium oder einen sonstigen Aufgabenbereich im Verband zuständig sind.

Sie können erweiterte Rechte erhalten. Diese Rechte dürfen nur für die jeweilige Aufgabe im Verband genutzt werden.

3. Umfang des Zugriffs

Ich erhalte nur Zugriff auf die Daten, die für mich erforderlich sind. Welche Daten sichtbar sind, richtet sich nach den Einstellungen im Portal und nach den eingerichteten Freigaben. Zu den sichtbaren Daten können insbesondere gehören:

• Name und Postanschrift
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Schule oder Zuordnungsbereich,
• Mitgliedsstatus,
• Buchungsinformation zu Veranstaltung
• sonstige von Mitgliedern freigegebene Angaben.

Mitglieder sehen grundsätzlich nur die für sie freigegebenen Portalbereiche. Mitglieder mit Sonderrechten können je nach Rolle auch Daten anderer Mitglieder sehen, zum Beispiel der ihnen zugeordneten Schule, Gruppe oder Veranstaltung.

4. Zweckgebundene Nutzung

Ich verpflichte mich, die sichtbaren personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke der Verbandsarbeit zu nutzen. Eine Nutzung zu anderen Zwecken ist nicht erlaubt. Insbesondere ist nicht erlaubt:

• die Nutzung für private Zwecke,
• die Nutzung für Werbung,
• die Nutzung für parteipolitische Zwecke,
• die Nutzung für kommerzielle Zwecke,
• die Weitergabe an Dritte,
• das Kopieren, Speichern oder Veröffentlichen außerhalb des Mitgliederportals, soweit dies nicht ausdrücklich durch den Verband erlaubt wurde.

5. Vertraulichkeit

Ich behandle alle personenbezogenen Daten, die ich im Mitgliederportal einsehen kann, vertraulich. Ich gebe meine Zugangsdaten nicht an andere Personen weiter. Ich sorge dafür, dass keine unbefugten Personen Einblick in das Portal oder in dort sichtbare Daten erhalten. Wenn ich das Portal nicht mehr nutze, melde ich mich ordnungsgemäß ab.

Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt auch nach Ende der Mitgliedschaft oder nach Ende einer Funktion fort.

6. Keine eigenmächtige Datenverarbeitung

Ich werde personenbezogene Daten aus dem Portal nicht eigenmächtig exportieren, herunterladen, vervielfältigen oder in eigene Listen übertragen, es sei denn, dies ist für eine konkrete Aufgabe der Verbandsarbeit erforderlich (z.B. das Abspeichern der Telefonnummer oder einer E-Mail-Adresse, um das Mitglied zu kontaktieren) und vom Verband vorgesehen. Daten, die außerhalb des Portals für einen konkreten Zweck verwendet werden, dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für diesen Zweck erforderlich sind. Wenn ich unsicher bin, ob eine bestimmte Nutzung erlaubt ist, frage ich vorher bei der Geschäftsstelle oder beim Datenschutzkontakt des Verbandes nach.

7. Richtigkeit und Aktualität

Ich achte darauf, dass meine eigenen Daten im Portal richtig und aktuell sind. Fällt mir auf, dass Daten im Portal falsch, veraltet oder unvollständig sind, informiere ich die Geschäftsstelle oder nutze das dafür vorgesehene Verfahren im Portal.

Ich ändere fremde Daten nur, wenn ich hierzu ausdrücklich berechtigt bin.

8. Sicherheitsvorfälle

Wenn ich den Verdacht habe, dass Daten unbefugt eingesehen, weitergegeben, verloren oder falsch verwendet wurden, informiere ich unverzüglich die Geschäftsstelle oder den Datenschutzkontakt des Verbandes. Dies gilt insbesondere bei:

• Verlust von Zugangsdaten,
• unbefugtem Zugriff,
• versehentlicher Weitergabe von Daten,
• Versand an falsche Empfänger,
• Verdacht auf Missbrauch des Portals.

9. Ende der Mitgliedschaft oder der Funktion

Endet meine Mitgliedschaft, endet grundsätzlich auch meine Berechtigung zur Nutzung des Mitgliederportals und die damit verbundenen erweiterten Rechte werden gesperrt oder angepasst. Daten, die ich aufgrund meiner Funktion erhalten habe, darf ich nach Ende der Funktion nicht weiter nutzen, soweit keine ausdrückliche Erlaubnis des Verbandes besteht.

10. Folgen bei Verstößen

Bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen kann der Verband den Zugang zum Mitgliederportal ganz oder teilweise sperren oder Rechte einschränken. Weitere rechtliche Schritte bleiben vorbehalten.

Stand 21.08.2026, Version 1.0